Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels
Objectif
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé régit la collecte, l’utilisation et
la divulgation des renseignements personnels d’une façon qui reconnait le droit à la vie privée des individus
au Québec.
En tant qu’entreprises œuvrant dans le secteur des services d’arpenteurs-géomètres, Vital Roy, arpenteurs-
géomètres inc. et ses sociétés affiliées, soit Gestion Moroy inc. et Vital Roy 3D inc. (ci-après ensemble
désigné comme « l’Entreprise ») sont tenues, selon ses obligations professionnelles et déontologiques, de
préserver la nature privilégiée et confidentielle des renseignements qu’elles reçoivent dans le cours de leurs
activités.
Afin de vous offrir des services de qualité, nous devons avoir accès à certains renseignements vous
concernant. Nous nous assurons que nos employés gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et
la rigueur nécessaires, et ce, en conformité avec les exigences légales et règlementaires en vigueur.
L’objectif de l’Entreprise étant d’assurer le respect et la mise en œuvre de nos obligations légales, la
présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels explique comment vos
renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués par l’Entreprise.
En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez que ceux-ci soient traités
conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique.
Qu'est-ce qu'un renseignement personnel?
Un renseignement personnel désigne tout renseignement ou information qui concerne une personne
physique et permet de l’identifier ou qui, individuellement ou en combinaison avec d’autres informations ou
renseignements, permet de l’identifier.
Responsabilité
Aux termes des lois applicables, l’Entreprise est responsable des renseignements personnels dont elle a la
possession ou le contrôle.
Aux fins de protéger les renseignements personnels recueillis, l’Entreprise a désigné un responsable de la
protection des renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels
veille au respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Il doit
approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus
particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique, de veiller à ce
qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, un
membre de la direction assurera les fonctions de responsable de la protection des renseignements
personnels par intérim.
Les employés de l’Entreprise et les partenaires ayant accès à des renseignements personnels ou étant
autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer la protection et respecter la présente Politique, ainsi que les directives mises en place dans l’Entreprise. Les rôles et les responsabilités des
employés et des membres de l’Entreprise tout au long du cycle de vie des renseignements personnels
peuvent être précisés par toute autre politique à cet égard, le cas échéant.
Afin de protéger vos renseignements personnels, nous avons mis en place des politiques, pratiques et
procédures relatives à la gestion des renseignements personnels que nous détenons.
Ces politiques et procédures internes régissent la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la
destruction des renseignements personnels ainsi que le traitement des plaintes et la sécurité de
l’information. Elles fournissent également le cadre de la mise en œuvre des évaluations des facteurs relatifs
à la vie privée ainsi qu’en matière de prévention et de réponse potentielle aux incidents de confidentialité.
Les renseignements que nous recueillons
Dans le cadre de ses activités, l’Entreprise doit recueillir certains renseignements personnels. Cela
comprend notamment les renseignements suivants :
- Coordonnées (nom, adresse, courriel ou numéro de téléphone);
- Renseignements relatifs à nos clients ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans
le cadre de notre prestation de services et qui répondent à la définition de renseignement
personnel; - Renseignements relatifs à la facturation comme une adresse de facturation, des informations
bancaires ou des données de système de paiement; - Renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication;
- Renseignements relatifs à l’utilisation de notre site Web, incluant des renseignements techniques
sur les visites, l’adresse IP, le système d’exploitation, les pages visitées et requêtes, les
informations relatives à la connexion, ou tout autre renseignement recueilli par le biais de fichiers
témoins, fichiers journaux ou autres outils similaires, notamment à des fins d’amélioration du
service et de statistiques; - Renseignements relatifs au recrutement d’employés, comme des CV, historique professionnel ou
académique, antécédents disciplinaires, déontologiques, criminels ou pénaux et tout autre
renseignement pertinent au recrutement potentiel; - Renseignements relatifs aux employés aux fins de conclure et d’exécuter leur contrat de travail et
de se conformer aux différentes lois applicables en matière d’emploi, incluant les renseignements
colligés par l’Entreprise aux fins du dossier d’employé; - Tout autre renseignement nécessaire aux fins de se conformer à nos obligations légales,
règlementaires ou contractuelles.
Fins
L’Entreprise documentera les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis.
L’Entreprise ne recueillera que les renseignements nécessaires à ces fins. La collecte de renseignement
peut se faire oralement ou par écrit.
Dans le cadre de ses activités, l’Entreprise recueille, utilise et communique des renseignements personnels
principalement pour fournir des services à ses clients et notamment pour :
- Amorcer et entretenir une relation avec le client, lui fournir des services, et remplir ses obligations
légales et contractuelles; - Assurer nos obligations professionnelles et déontologiques;
- Communiquer avec les personnes concernées dans le cadre d’études de marché, de campagnes
marketing, publicitaire et d’information, ou pour évaluer le service à la clientèle et la satisfaction
des clients, des employés ou de toute autre personne; - Mettre à jour, améliorer et gérer nos bases de données, nos systèmes de gestion documentaire, et
notre site Web; - Développer notre Entreprise et nos activités et les gérer;
- Recruter et étudier la candidature de futurs employés;
- Conclure et exécuter les contrats de travail avec ses employés et se conformer aux lois et
règlements applicables en matière d’emploi; - Déceler des erreurs, actes de négligence, violations contractuelles, actes de fraude, vol et autres
activités illégales, et se protéger contre ceux-ci et pour respecter nos obligations en matière
d’assurance; - Se conformer à nos obligations légales et règlementaires;
- Toute autre fin nécessaire aux activités de l’Entreprise et à laquelle vous avez consenti.
Consentement
En nous fournissant des renseignements personnels, par l’intermédiaire de notre site web, par téléphone,
par courriel, en personne ou par tout autre moyen, vous consentez à ce que vos renseignements
personnels soient collectés, utilisés et divulgués conformément à la présente Politique.
Nous ne recueillons, n’utilisons ou ne communiquons aucun renseignement personnel sans le
consentement de la personne, sauf si cette mesure est autorisée ou requise en vertu des lois et
règlementations applicables. L’Enterprise limite la collecte de renseignements personnels à ce qui est
nécessaire afin d’accomplir les fins pour lesquelles ils sont recueillis.
De plus, nous limitons l’accès de vos renseignements personnels aux seules personnes ayant la qualité et
la nécessité d’y accéder, et ce, pour une fin spécifique.
Communication des renseignements personnels
Dans le cadre de ses activités, il se peut que l’Entreprise procède à la communication de renseignements
personnels avec certains tiers, aux fins énoncées à la section 5 de la présente Politique. Ces tiers peuvent
inclure :
Des fournisseurs de services en matière de recrutement, de traitement de la rémunération,
d’assurances, d’avantages sociaux, d’invalidité ou autres services nécessaires aux fins de la
conclusion et de l’exécution du contrat de travail;Des autorités gouvernementales et de contrôle lorsque les lois applicables l’exigent ou lorsque
cela est nécessaire pour la fourniture de nos services;Des fournisseurs de services en matière d’hébergement, de données, de facturation, de paiement
en ligne;Des fournisseurs des services relatifs à l’utilisation de notre site Web (hébergement, sécurité,
témoins).Des organismes publics ainsi que divers spécialistes nécessaires dans l’accomplissement d’un
mandat.
Dans le cadre de ses activités et aux fins énoncées ci-dessus, il est possible que l’Entreprise puisse faire
affaire avec des partenaires ou des tiers situés à l’extérieur du Québec pour accomplir certains mandats
spécifiques. Ainsi, il est possible que certains renseignements personnels vous concernant soient transférés
dans un autre pays et qu’ils soient soumis aux lois de cette juridiction.
L’Entreprise s’assure toutefois de protéger les renseignements personnels qu’elle a sous sa garde, y
compris les renseignements personnels confiés à un fournisseur, qu’il soit situé au Canada ou à l’étranger.
Nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels requièrent qu’un
engagement écrit soit signé par ce fournisseur des services afin de respecter son obligation de préserver la
confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qui lui sont confiés. Cela comprend notamment
de mettre en place des mesures de sécurité robustes et efficaces, mais également l’interdiction de divulguer
vos renseignements à autrui.
Mesures de sécurité
Considérant le caractère confidentiel des renseignements qu’elle détient, l’Entreprise met en place des
mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés,
communiqués, conservés ou détruits, et ce, conformément à la législation applicable.
L’Entreprise utilise les outils nécessaires avec des mesures administratives, techniques ou physiques, afin
de limiter les risques d’incidents. Par exemple, l’utilisation de mot de passe sur nos systèmes informatiques
ainsi que le changement fréquent de ceux-ci, l’authentification deux facteurs sur les différents sites Web, la
fermeture à clé des portes de bureau ou les classeurs dans lesquels se retrouvent des informations
personnelles font notamment partie de nos pratiques et procédures habituelles.
Mise à jour des renseignements personnels
Il est important que vous nous communiquiez tout changement concernant vos renseignements personnels
afin que nous puissions mettre à jour nos dossiers. Ces changements peuvent être transmis au responsable
de la protection des renseignements personnels.
Afin de nous assurer de mener à bien nos activités, nous prenons également des mesures raisonnables
pour nous assurer que vos renseignements personnels sont exacts, complets et à jour au fil du temps. Il est
possible que nous vous demandions de mettre à jour vos renseignements personnels, vos coordonnées ou
vos préférences à l’occasion, et chaque publication, invitation et avis est assorti d’une option, soit par lien
soit sur copie papier, vous permettant de refuser de les recevoir à l’avenir.
Conservation et destruction des renseignements personnels
Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans
la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations légales et règlementaires.
Toutes informations collectées sont conservées dans nos serveurs sécurisés physiques et infonuagiques.
À la fin de la durée de conservation applicable ou lorsque les renseignements personnels ne seront plus
nécessaires, l’Entreprise s’assurera de les détruire.
La destruction des renseignements est faite de façon sécuritaire, et ce, afin d’assurer la protection de ces
renseignements.
Site web
Aux fins de nos activités, nous opérons un site Web. Les renseignements personnels que nous recueillons
sur le site www.arpenteurs.ca sont recueillis afin notamment de donner suite à votre demande, par exemple
lorsque vous fournissez votre nom, courriel, adresse dans le formulaire prévu à cet effet dans la section
Nous joindre du site Web.
Utilisation de fichiers témoins (cookies)
Un témoin est un petit fichier de données créé par votre navigateur et placé sur votre ordinateur, appareil
mobile, tablette ou autre appareil lorsque vous utilisez votre navigateur pour visiter un service en ligne. Les
témoins permettent aux sites Web de mémoriser certaines informations à votre sujet en vue de faciliter
votre accès et votre navigation Internet à l’intérieur de nos sites. Les fichiers témoins ne peuvent être lus
que par le site Web qui les transmet à votre ordinateur.
Nous utilisons certains fichiers témoins sur le site, notamment pour :
- Mémoriser vos réglages et préférences, comme votre province ou votre langue;
- Produire des compilations statistiques (popularité des pages de notre site, nombre moyen de
pages visitées et temps moyen que chaque internaute passe dans le site) aux fins d’améliorer nos
services; - Analyser nos performances afin, notamment, d’en connaitre davantage sur les fonctions
appréciées de nos utilisateurs et celles pouvant nécessiter quelques modifications.
Veuillez noter que l’utilisation de fichiers témoin permet seulement de vous identifier en tant qu’utilisateur et
ne vous reconnait pas au moyen de votre nom ni de votre adresse.
Désactivation de fichiers témoins (cookies)
Il est possible d’empêcher les fonctions de personnalisation de notre site Web en désactivant les témoins
sur votre navigateur. Vous pouvez le faire en modifiant les paramètres de votre navigateur ou de votre
appareil mobile.
Toutefois, si vous décidez de refuser les témoins, certaines pages ou sections de notre site Web pourraient
ne pas s’afficher correctement ou certaines fonctionnalités pourraient ne pas être disponibles.
Liens vers des sites
Il est important de comprendre que cette Politique ne s’applique pas à d’autres sites Web tiers auxquels il
serait possible d’accéder à partir de liens présents sur notre site Web. Nous ne sommes nullement
responsables à l’égard des sites tiers, de leur contenu ou de leur accès. Par conséquent, tout
renseignement personnel que vous transmettez par l’intermédiaire de ces sites est assujetti à la politique de protection de la vie privée de ces derniers. Il est de votre responsabilité d’en prendre connaissance pour
assurer la protection de vos renseignements personnels.
Droits relatifs aux renseignements personnels et processus de traitement des plaintes
Droit d'accès, de rectification, de retrait du consentement et de désindexation
Sous réserve des lois et règlements applicables, les personnes qui souhaitent consulter, rectifier, retirer leur
consentement ou faire désindexer les renseignements personnels qui figurent dans nos dossiers peuvent
en faire la demande par écrit directement à la personne responsable de la protection des renseignements
personnels aux coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
François Lafleur
Vital Roy, arpenteurs-géomètres inc./ Gestion Moroy inc./ Vital Roy 3D inc.
74 rue Jeannotte
Beloeil (Québec), J3G 2R4
Tel : 1-450-467-9329
prive@arpenteurs.ca
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent
demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par l’Entreprise et en demander la correction
dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de
la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne où que soit désindexé tout hyperlien rattaché à
leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce
renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même ou encore
exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé lorsque certaines conditions
par la loi sont réunies. Les personnes concernées peuvent aussi retirer leur consentement à la
communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de l’Entreprise doit répondre par écrit à ces
demandes dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et
accompagné des dispositions légales justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours
en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus
au besoin.
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la protection de vos renseignements
personnels et notre rôle, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements
personnels dont les coordonnées sont indiquées précédemment.
Processus de traitement des plaintes
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente Politique ou plus
généralement à la protection de ses renseignements personnels par l’Entreprise doit le faire par écrit en s’adressant à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse courriel
indiquée à la sous-section précédente.
La personne devra indiquer :
- Son nom
- Ses coordonnées
- L’objet
- Les motifs de sa plainte bien détaillés.
Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements
personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
L’Entreprise s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les trente (30) jours de la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements
additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels
pour pouvoir la traiter, le responsable de la protection des renseignements personnels doit l’évaluer et
formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le
traitement des renseignements personnels par l’Entreprise est conforme à la présente Politique et à la
législation ou règlementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant
l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire
pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
L’Entreprise doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque
dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation et la réponse envoyée à
la personne à l’origine de la plainte.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du
Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels
responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de sa plainte.
Toutefois, l’Entreprise invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la
protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par l’entreprise.
Modification de notre politique
L’Entreprise se réserve le droit de modifier ou compléter cette Politique à tout moment, notamment pour
répondre à de nouvelles exigences ou tout simplement pour la mettre à jour.
